Assistenz (m/w/d) für Konferenz- und Verfahrensmanagement im öffentlichen Dienst

Im Auftrag eines spezialisierten Fachbereichs des Landesministeriums der Freien Hansestadt Bremen, sind wir auf der Suchen nach einer Assistenz (m/w/d) für Konferenz- und Verfahrensmanagement im öffentlichen Dienst am Standort Bremen.

DAS WIRD SIE ÜBERZEUGEN

Attraktive Vergütung nach TVöD
Flexible Arbeitszeiten
Modernes und freundliches Arbeitsumfeld
Gute Erreichbarkeit mit dem ÖPNV

DAS SIND IHRE AUFGABEN

In Ihrer Funktion als Assistenz (m/w/d) für Konferenz- und Verfahrensmanagement im öffentlichen Dienst unterstützen Sie einen öffentlichen Auftraggeber in Bremen bei der Organisation und Koordination von Abstimmungs- und Genehmigungsprozessen
Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Bauvorhabenkonferenzen, koordinieren Termine, stimmen sich mit den beteiligten Fachbereichen ab und sorgen für die Bereitstellung relevanter Unterlagen
Während der Konferenzen dokumentieren Sie die wesentlichen Besprechungsergebnisse, pflegen Vorgänge im Dokumentenmanagementsystem und unterstützen eine strukturierte Nachverfolgung der vereinbarten Maßnahmen
Darüber hinaus unterstützen Sie als Assistenz (m/w/d) für Konferenz- und Verfahrensmanagement im öffentlichen Dienst am Standort Bremen die Vorbereitung und Durchführung verschiedener Beratungs- und Abstimmungstermine durch die Erstellung von Dokumentationen, die Pflege von Statistiken sowie das Terminmanagement
Als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpersonen behalten Sie auch bei mehreren parallel laufenden Vorgängen den Überblick und tragen mit Ihrer sorgfältigen und serviceorientierten Arbeitsweise zu reibungslosen Abläufen bei

DAMIT KÖNNEN SIE PUNKTEN

Für die Position der Assistenz (m/w/d) für Konferenz- und Verfahrensmanagement im öffentlichen Dienst am Standort Bremen verfügen Sie über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. zur Kauffrau für Büromanagement / zum Kaufmann für Büromanagement, zur Verwaltungsfachangestellten / zum Verwaltungsfachangestellten oder zur Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellten / zum Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellten
Alternativ bringen Sie eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem Assistenzberuf mit, beispielsweise als Fremdsprachen-, Management- oder Teamassistenz (m/w/d), und verfügen über Erfahrung in einem vergleichbarem Aufgabenfeld
Mit Ihrer ausgeprägten Kommunikationsfähigkeit treten gegenüber unterschiedlichen Ansprechpersonen souverän auf und behalten auch in anspruchsvollen Gesprächssituationen eine lösungsorientierte Haltung
Im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sind Sie routiniert und aufgeschlossen gegenüber modernen, digitalen Arbeitsprozessen
Sie arbeiten zuverlässig, behalten auch in komplexen Abstimmungsprozessen den Überblick und verstehen es als Assistenz (m/w/d) für Konferenz- und Verfahrensmanagement im öffentlichen Dienst am Standort Bremen, unterschiedliche Interessen, Termine und Informationen strukturiert zusammenzuführen

PASST NICHT?

Sie möchten eigentlich gerne etwas anderes tun, aber auch Ihre Erfahrungen nutzen? Wir suchen immer wieder Quereinsteiger. Alles, was Sie dafür wissen müssen, können Sie bei uns lernen. Bei jobtimum hat Ihre Bewerbung mehr als nur eine Chance.

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